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Articolazione degli uffici
Obblighi di pubblicazione concernenti l'organizzazione delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni pubblicano e aggiornano le informazioni e i dati concernenti la propria organizzazione, corredati dai documenti anche normativi di riferimento. Sono pubblicati, tra gli altri, i dati relativi:
a) agli organi di indirizzo politico e di amministrazione e gestione, con l'indicazione delle rispettive competenze;
b) all'articolazione degli uffici, le competenze di ciascun ufficio, anche di livello dirigenziale non generale, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli uffici;
c) all'illustrazione in forma semplificata, ai fini della piena accessibilità e comprensibilità dei dati, dell'organizzazione dell'amministrazione, mediante l'organigramma o analoghe rappresentazioni grafiche;
d) all'elenco dei numeri di telefono nonchè delle caselle di posta elettronica istituzionali e delle caselle di posta elettronica certificata dedicate, cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta inerente i compiti istituzionali.
Nota:
Ufficio gestione documentale e archivi - UGDA
Competenze
Garantire una gestione documentale efficiente, trasparente e conforme alle normative, assicurando che i documenti siano organizzati, accessibili e aggregati correttamente, garantendo la loro validità e supportando le attività amministrative delle strutture afferenti all''AOO Amministrazione Centrale dell'Ateneo. Soprintendere alla corretta formazione dell'archivio delle strutture afferenti alla AOO Amministrazione Centrale dell'Ateneo.Ottimizzare documentale attraverso la gestione completa e sicura dei documenti dell'Amministrazione centrale, dalla produzione alla conservazione, tramite organizzazione, digitalizzazione e controlli, per garantire efficienza, conformità e accessibilità. Valorizzare il patrimonio mediante gestione, tutela e accessibilità del patrimonio documentario (analogico e digitale), assicurando la memoria storica e culturale dell'Ateneo attraverso riordino, descrizione, digitalizzazione e supporto alla ricerca. Assicurare il corretto presidio delle attività per la conservazione digitale
Ambiti di Responsabilità
Protocollo e Gestione Documentale
- Gestire in modo completo la corrispondenza cartacea e digitale in entrata e uscita per le strutture dell'Amministrazione centrale, inclusi rapporti con il servizio postale.
- Assicurare ricezione, registrazione, assegnazione e smistamento delle comunicazioni, anche quelle erroneamente indirizzate, garantendo la corretta destinazione e tracciabilità.
- Fornire supporto operativo e consulenza archivistica alle strutture, inclusa la gestione di richieste di annullamento, sostituzione o eliminazione di registrazioni e documenti.
- Garantire la redazione e aggiornamento di strumenti fondamentali (titolario di classificazione, manuale di gestione documentale, piano di conservazione e sicurezza), nel rispetto delle normative archivistiche e sulla privacy.
- Assicurare la corretta definizione dei diritti di accesso e dei flussi di lavoro automatizzati, collaborando con l'Amministratore di Ateneo per l'implementazione tecnica.
- Attivare del registro di protocollo di emergenza in caso di indisponibilità del sistema ordinario.
Sezione Archivi
- Assicurare supporto e coordinamento nella chiusura, trasferimento e movimentazione dei fascicoli analogici, ibridi e digitali, dal corrente al deposito.
- Garantire la supervisione delle operazioni di scarto d'archivio e versamento dei documenti all'archivio storico, in collaborazione con organi e professionisti esterni.
- Assicurare la predisposizione e aggiornamento del massimario di selezione e scarto, in armonia con il piano di conservazione e le esigenze di protezione dei dati.
- Garantire l'attività di censimento, riordino, inventariazione e digitalizzazione del patrimonio documentale storico, secondo standard internazionali e con strumenti informatici dedicati.
- Assicurare la gestione della sala studio dell'archivio storico, assistenza agli utenti e promozione di iniziative per valorizzare il patrimonio archivistico (mostre, prestiti, supporto alla ricerca).
- Presidiare le attività generali e specifiche previste per garantire la corretta conservazione digitale della documentazione.
Altre info: Vai al portale di ateneo
